Thuiswerken kan een uitdaging zijn, vooral als u gewend bent aan een bepaalde standaard van het werkleven. Virtuele kantoorruimtes helpen externe werknemers om verbonden en productief te blijven terwijl de kosten onder controle blijven. Er zijn echter enkele uitdagingen waar telewerkers mee te maken krijgen als ze thuis werken – isolement is daar één van. Daarom zijn veel bedrijven begonnen met het aanbieden van virtuele kantoorruimtes voor hun werknemers. Virtuele kantoren zijn in wezen werkruimten die gebruikers toegang geven tot vergaderzalen, samenwerkingsruimten, snel internet, postbezorgingsdiensten en nog veel meer zonder dat ze een volledige kantoorruimte hoeven te huren. Lees verder om meer te weten te komen over de drie componenten van een professioneel virtueel kantoor en hoe ze uw team kunnen helpen om te gedijen in een thuiskantooromgeving.
Een professioneel ontworpen werkruimte
Als u een virtueel kantoor huurt, krijgt u waarschijnlijk een professioneel ogende ruimte met een adres dat kan worden gebruikt voor marketingmateriaal, een postbus in de ruimte voor de post van uw bedrijf en een vergaderruimte voor privévideogesprekken. Veel kantooraanbieders bieden een scala aan ruimtes, van privékantoren tot gedeelde werkplekken, zodat u de configuratie kunt kiezen die het beste past bij de behoeften van uw team. De meeste aanbieders kunnen u ook helpen uw ruimte zo in te richten dat deze past bij de uitstraling en sfeer van uw merk. Dit omvat muurstickers en andere decoraties die kunnen worden aangepast, zodat u uw ruimte kunt brandmerken en een professionele look en feel kunt creëren. Een professionele sfeer kan u helpen geconcentreerd en productiever te blijven, en het kan u ook helpen klanten aan te trekken en te behouden. Als u momenteel vanuit huis werkt, heeft u waarschijnlijk geen ruimte die “zakelijk” overkomt. Een professioneel ogende werkplek kan u helpen om uw werk en uw privéleven mentaal van elkaar te scheiden, wat gevoelens van isolement kan verminderen.
Een betrouwbare internetverbinding.
Bij het kiezen van een virtueel kantoor wilt u er ook zeker van zijn dat u een betrouwbare internetverbinding hebt, vooral als u een callcenter runt. Het is essentieel dat uw team een snelle en stabiele verbinding heeft die geen gesprekken laat vallen of onderbrekingen veroorzaakt wanneer ze met klanten praten. Een betrouwbare verbinding is ook belangrijk voor de andere diensten die uw kantoorgebouw aanbiedt, zoals internet- en telefoondiensten. Als iemand in uw team onderzoek probeert te doen of aan het bellen is, en de verbinding is traag, dan kan dat de workflow onderbreken. Een betrouwbare verbinding kan ook handig zijn om uw bedrijf op afstand te runnen. Als u virtuele werknemers hebt of teamleden die afhankelijk zijn van het online platform van uw bedrijf voor samenwerking, dan wilt u er zeker van zijn dat die verbinding snel en betrouwbaar is.
Lundia kast
Een virtueel kantoor provider kan u ook voorzien van een Lundia kast, wat in feite een mailbox is die toegankelijk is vanaf uw computer. Dit is handig als u vanuit huis werkt en fysieke post moet ontvangen, maar geen postbusadres hebt. U kunt de Lundia kast ook gebruiken om uitgaande post te versturen, zodat u gebruik kunt maken van het adres van uw kantoor zonder dat u post hoeft te versturen. Dit kan handig zijn als u uw thuisadres privé wilt houden of niet gemakkelijk toegang hebt tot een postbus. Uw provider kan u ook toegang geven tot een virtuele receptionist die uw inkomende gesprekken kan beantwoorden, afspraken kan maken en zelfs gesprekken kan doorschakelen naar uw kantoorlijn als dat nodig is. Dit kan handig zijn als u uw privacy wilt behouden of als u een heel jong kind thuis hebt.